الوصف الوظيفي الكامل
نحن نبحث عن مساعد إداري منظم للغاية وموجه نحو التفاصيل للانضمام إلى فريقنا. وسيتضمن هذا الدور تقديم الدعم الحاسم لضمان التشغيل الفعال لقسم الصيانة لدينا.
المسؤوليات:
المساعدة في إعداد ومراجعة وإدارة العقود المتعلقة بمشاريع الصيانة.
الاحتفاظ بسجلات دقيقة وحديثة للعقود، بما في ذلك التعديلات والتجديدات والإنهاءات.
تنسيق توقيع العقود والتأكد من إكمال جميع الوثائق اللازمة بدقة.
التواصل مع العملاء والبائعين وأصحاب المصلحة الداخليين لجمع المعلومات وحل الاستفسارات المتعلقة بالعقود.
المساعدة في إنشاء وتوزيع التقارير والعروض التقديمية والوثائق الأخرى حسب الحاجة.
إدارة مراسلات الأقسام، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني والخطابات والمكالمات الهاتفية.
تنظيم وصيانة أنظمة حفظ الملفات الإلكترونية والمادية للعقود والوثائق ذات الصلة.
دعم المدير وأعضاء الفريق في مختلف المهام الإدارية كما هو مطلوب.
إعداد الجداول الزمنية للفنيين والمساعدة في حسابات أجور العمل الإضافي
متطلبات:
خبرة مثبتة في دور إداري، ويفضل أن يكون ذلك في بيئة هندسية / تعاقدية / صيانة
مهارات تنظيمية قوية مع القدرة على القيام بمهام متعددة وتحديد أولويات عبء العمل بشكل فعال.
اهتمام ممتاز بالتفاصيل والدقة في جميع الأعمال المنجزة.
الخبرة في استخدام G Suite (المستندات، وجداول البيانات، والعروض التقديمية)
مهارات تواصل استثنائية، كتابية ولفظية.
القدرة على العمل بشكل مستقل وتعاوني في بيئة سريعة الخطى.
تعد الخبرة السابقة في مجال تنسيق الحدائق أو البناء ميزة كبيرة جدًا
يفضل الحصول على درجة جامعية أو بكالوريوس في إدارة الأعمال أو الدراسات القانونية أو أي مجال ذي صلة.