الوصف الوظيفي الكامل
**المسمى الوظيفي: موظف استقبال/سكرتير**
**نظرة عامة على الوظيفة:**
نحن نبحث عن موظف استقبال/سكرتير منظم للغاية وجدير بالثقة للانضمام إلى فريقنا الصغير. باعتبارك نقطة الاتصال الأولى للعملاء والزوار والمتصلين، ستلعب دورًا حاسمًا في الحفاظ على انطباع إيجابي عن شركتنا. بالإضافة إلى ذلك، ستوفر الدعم الإداري لضمان حسن سير مكتبنا.
** الموقع: ** دبي، ديرة الإمارات العربية المتحدة
** المسؤوليات: **
1. **إدارة مكتب الاستقبال:**
- الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها بسرعة ودقة.
- إدارة البريد والطرود الواردة والصادرة.
2. **الدعم الإداري:**
- المساعدة في الواجبات الكتابية العامة، بما في ذلك التصوير والمسح الضوئي وحفظ الملفات.
– الحفاظ على مخزون اللوازم المكتبية عن طريق فحص المخزون وتوقع الاحتياجات.
– تنسيق ترتيبات السفر والإقامة للموظفين حسب الحاجة.
- المساعدة في إعداد التقارير والعروض التقديمية والمراسلات.
4. **الاتصالات:**
- العمل كحلقة وصل بين الموظفين والإدارة ونقل الرسائل وتسهيل الاتصال.
- ضمان نشر المعلومات في الوقت المناسب وبدقة داخل المنظمة.
5. **صيانة المكتب:**
- حافظ على منطقة الاستقبال وقاعات المؤتمرات مرتبة ومنظمة بشكل جيد.
– تنسيق الصيانة والإصلاحات للمعدات والمرافق المكتبية كما هو مطلوب.
**متطلبات:**
– خبرة مثبتة كموظف استقبال أو سكرتير أو مساعد إداري.
- مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة باللغة الإنجليزية. إتقان اللغة العربية أمر مرغوب فيه ولكنه ليس ضروريا.
- قدرات تنظيمية ومتعددة المهام قوية، مع الاهتمام الشديد بالتفاصيل.
- الكفاءة في برامج MS Office (Word وExcel وOutlook) والإلمام بالمعدات المكتبية (مثل الطابعات والماسحات الضوئية).
- القدرة على الحفاظ على السرية وممارسة السلطة التقديرية في التعامل مع المعلومات الحساسة.
- الموقف الإيجابي والسلوك المهني ومهارات خدمة العملاء الاستثنائية.
- المرونة في التكيف مع الأولويات المتغيرة والاستعداد للمساعدة في مختلف المهام حسب الحاجة.
- المعرفة بأنظمة وسياسات دولة الإمارات العربية المتحدة.
**فوائد:**
- التأمين الصحي والمزايا الأخرى وفقا لقوانين العمل في دولة الإمارات العربية المتحدة.
- بيئة عمل تعاونية وداعمة.