المهام والواجبات والمسؤوليات
تقديم أعلى مستوى من الخدمة للضيوف
يستقبل الضيوف بطريقة ودية وفعالة. تقوم شركة Up ببيع الغرف لتحسين الإيرادات وتحقيق متوسط سعر مرتفع للغرفة.
التحقق من قائمة الوصول اليومية / قائمة المغادرة.
متابعة الوافدين والتحقق منهم عن طريق تحديث بطاقات التسجيل فيما يتعلق بإملاء اسم الضيف وعنوانه وطريقة الدفع.
تخصيص الغرف وإصدار المفاتيح المناسبة.
يرحب بالعملاء في الفندق.
يلبي ويستجيب لطلبات العملاء للحصول على معلومات حول الفندق والمناطق المحيطة به.
يرتب للخدمات الخاصة التي يطلبها العميل.
يبقى على اطلاع دائم بالتطورات في الفندق من خلال مراجعة سجل الاتصالات في كل وردية، وتحديث السجل للنوبة التالية.
يرتب تحقيق خدمات العملاء من خلال العمل مع المشغلين وموظفي الجرس والصيانة والتدبير المنزلي والحجوزات.
المتابعة والتأكد من وجود نسخ احتياطية للغرف المجانية والترقية.
يتعامل مع حجوزات غرف الضيوف الواردة بعد ساعات العمل.
يكون وكيل المكتب الأمامي على علم دائمًا بحالة الغرفة الحالية ومدى توفرها.
وكيل المكتب الأمامي على دراية تامة بمفاهيم الخدمة في جود للشقق الفندقية.
وكيل المكتب الأمامي على دراية كاملة بجميع العروض الترويجية الحالية والمستقبلية للفندق ويعرف كيفية التعامل معها.
يستخدم إدارة العائد لتعظيم إيرادات الغرفة.
يقلل من خسارة الإيرادات من خلال الالتزام بجميع إجراءات الائتمان المعمول بها.
يضمن لجميع الضيوف إنشاء رصيد عند تسجيل الوصول.
يراقب حسابات العملاء لضمان الالتزام بالحدود الائتمانية للفندق من خلال استكمال تقارير الرصيد المرتفع والتحقق من دقة معلومات التسجيل.
تحسين توقيت التدفق النقدي من خلال الالتزام بإجراءات مراقبة الائتمان والمخزون المعمول بها.
يتلقى رموز الموافقة المناسبة للعملاء الذين يدفعون ببطاقات الائتمان.
يحدد ويسجل تعليمات الفوترة الخاصة ويخطر المحاسبة ومدير المكتب الأمامي.
يتواصل بشكل فعال مع الضيوف والزملاء والمشرفين.
يُظهر العمل الجماعي من خلال التعاون ومساعدة الزملاء حسب الحاجة.
يتعامل مع المواقف الصعبة بطريقة احترافية.
يحافظ على التحكم الفعال في مفتاح الضيف.
يضمن تسليم بريد الضيف والرسائل على الفور.
يُظهر معرفة عملية بجميع خدمات ومرافق الفندق، ويساعد ضيوف الفندق بشكل فعال.
إصدار صناديق الأمانات للضيوف عند الطلب والتحكم فيها.
يستخدم منهج ABC السابق (أ)، والسلوك (ب)، والنتيجة (ج) للرد على التعليقات والشكاوى السلبية؛ وإخطار مدير المكتب الأمامي على الفور لإجراء المتابعة المناسبة.
يلتزم بإجراءات الحد الأدنى للإيداع وفقًا للسياسات المحاسبية الإلزامية.
يسجل مكالمات الإيقاظ المقدمة على المنضدة ويصادق عليها لمشغلي الهاتف ويتحقق من ورقة مكالمات الإيقاظ قبل نهاية المناوبة.
يتواصل مع المدير في المناوبة فورًا عند النوم بدون أمتعة.
التزم دائمًا بإجراءات إدارة البحث الجنائي.
المعرفة بتكنولوجيا المكاتب الأمامية
أن يكون على دراية كاملة بنظام أوبرا الفندق وإجراءات الحجز.
المكتب الأمامي قادر على تشغيل لوحة المفاتيح، وآلة النسخ، ومعدات مفاتيح الغرفة، وأجهزة وطابعات بطاقات الائتمان، وأنظمة إنذار الفندق، وغيرها من معدات المكتب الأمامي.
الأمن والصحة والسلامة
يضمن أن الأموال النقدية الخاصة آمنة دائمًا.
يضمن الإعلان عن جميع التناقضات في الأموال النقدية الخاصة إلى مدير المكتب الأمامي والمراقب المالي.
يضمن عدم الكشف عن تفاصيل الضيف وأرقام الغرف.
يحافظ على سرية عالية فيما يتعلق بخصوصية الضيف.
الإبلاغ عن أي سلوك مشبوه للضيوف والموظفين إلى مدير المكتب الأمامي والأمن.
إخطار مدير المكتب الأمامي ومدير التدبير المنزلي فيما يتعلق بالأشياء المفقودة والتي تم العثور عليها.
توقع المخاطر والظروف المحتملة والمحتملة وإخطار مدير الخدمة.
يفهم تمامًا إجراءات الحريق والطوارئ والقنابل في الفندق.
يتبع إجراءات الطوارئ لتوفير أمن وسلامة الضيوف والموظفين.
- العمل بطريقة آمنة لا تؤذي أو تؤذي النفس أو الآخرين.
يدعم الفندق الآمن من خلال تطبيق لوائح الفندق والالتزام بالقوانين واللوائح الحالية.
يحافظ على أعلى معايير النظافة الشخصية والالتزام بالمواعيد واللباس والزي الرسمي والمظهر ولغة الجسد والسلوك.
يلتزم بالقيود المدفوعة ويستشير المدير أثناء المناوبة بشأن أي مبالغ تتجاوز الحد.
متنوع
يظهر دائما موقفا إيجابيا.
إعداد عداد الاستقبال مع Reg. البطاقات والمفاتيح والأوراق وقسائم بطاقات الائتمان والمظاريف قبل بدء العمل.
يتعامل مع العملات الأجنبية، ويوقع الشيكات على الشيكات السياحية مع نسخة من جواز السفر.
إرفاق تنبيهات على النظام أو الاتصال ببطاقة التسجيل بوجود أي عيوب، لتصحيح الخطأ قبل مغادرة الضيف.
يجب تسجيل الرسائل الخاصة بالطرود والبريد بشكل صحيح في دفتر "العناصر التي تركها الضيف للاستلام".
كتب المواد المطبوعة التي سيتم استخدامها بترتيب تسلسلي (مثل الحسومات، ودفاتر الإيصالات، وما إلى ذلك).
يتم تسجيل طلب النقل وإرساله إلى الكونسيرج في حالة غيابه.
يساعد مدير المكتب الأمامي عند الطلب.
حضور الاجتماع والتدريب المطلوب من قبل مدير المكتب الأمامي.
يقبل جدول العمل المرن اللازم لتقديم خدمة متواصلة لنزلاء الفندق.
الحفاظ على منطقة العمل الخاصة والمواد نظيفة ومرتبة وفي حالة جيدة؛ الإبلاغ عن المواد والمعدات المعيبة إلى مدير المكتب الأمامي.
حريق الفندق والقنابل وإجراءات الطوارئ.
مرافق الفندق والأماكن ذات الأهمية والخدمات القريبة (مثل المستشفيات ومحطات الوقود والمعالم السياحية)
برامج تسويقية وترويجية للفنادق والشركات.
عملاء الشركات والعملاء يولدون حجم أعمال كبير.
إظهار المشاركة والاهتمام بالقضايا البيئية و/أو الاجتماعية من خلال المشاركة في الأنشطة البيئية والإدارية بالفندق.
أي واجبات أخرى يكلفه بها المشرفون.