الوصف الوظيفي الكامل
يتولى موظف الاستقبال والسكرتير الرد على المكالمات الهاتفية واستقبال الزوار وتقديم معلومات عامة عن الشركة والإجابة على الاستفسارات المتعلقة بالأنشطة التي تقوم بها الشركة. يتضمن الدور أداء الواجبات الكتابية والإدارية مثل تنظيم الملفات وإعداد المستندات وجدولة المواعيد ودعم الموظفين الآخرين.
الواجبات والمسؤوليات:
- الرد على المكالمات الهاتفية وتلقي الرسائل أو إعادة توجيه المكالمات
- جدولة المواعيد وتأكيدها والحفاظ على التقويمات
- الترحيب والترحيب بالعملاء والعملاء والزوار الآخرين
- التحقق من وصول العملاء وتوجيههم أو مرافقتهم إلى وجهات محددة
- إبلاغ الموظفين الآخرين بوصول العملاء أو إلغائهم
- نسخ المستندات الورقية أو الإلكترونية وحفظها وحفظها حسب المجلد
- التعامل مع البريد والبريد الإلكتروني الوارد والصادر
المهارات الناعمة والسمات الشخصية:
- مهارات التواصل. يجب على موظفي الاستقبال التحدث والكتابة بوضوح حتى يتمكن الآخرون من فهمهم.
- مهارات خدمة العملاء. يمثل موظفو الاستقبال منظمة. ونتيجة لذلك، يجب أن يكونوا مهذبين ومحترفين ومفيدين تجاه الجمهور والعملاء.
- نزاهة. يمكن لموظفي الاستقبال التعامل مع بيانات العملاء والمريض، وخاصة في المكاتب الطبية والقانونية. ويجب أن يكونوا جديرين بالثقة وأن يحموا خصوصية عملائهم.
- مهارات التعامل مع الآخرين. يجب أن يكون موظفو الاستقبال مرتاحين في التفاعل مع الناس، حتى في المواقف العصيبة.
- مهارة أساسية في تكنولوجيا المعلومات / إدارة الويب. معرفة لوحة تحكم WordPress. المهارات الأساسية في برامج التحرير (Adobe, Canva). القدرة على إدارة وتحرير وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بالعيادة، ومهارات الترجمة (الإنجليزية-العربية).
- مهارات تنظيمية. يتلقى موظفو الاستقبال الرسائل ويحددون المواعيد ويحتفظون بملفات الموظفين. إنهم بحاجة إلى مهارات تنظيمية جيدة لإدارة مسؤولياتهم المتنوعة.
متطلبات
- درجة البكالريوس
- يفضل: ذكر عربي
- خبرة لا تقل عن سنتين في نفس الدور
- طلاقة اللغة: الإنجليزية
-التفضيل: اللغة العربية
- الموقع الحالي: الإمارات العربية المتحدة
- مرونة الوقت
نوع الوظيفة: دوام كامل
الدفع: 3,500 درهم شهرياً
القدرة على التنقل/الانتقال:
جميرا: التنقل بشكل موثوق أو التخطيط للانتقال قبل بدء العمل (مطلوب)