الوصف الوظيفي الكامل
الغرض الوظيفي / الهدف العام :
بصفتك سكرتيرًا/موظف استقبال، ستكون مسؤولاً عن تقديم الدعم الإداري وإدارة عمليات مكتب الاستقبال في المنظمة. ستكون بمثابة نقطة الاتصال الأولى للزوار والعملاء والموظفين، مما يضمن انطباعًا إيجابيًا ومهنيًا. ستشمل واجباتك الرد على المكالمات الهاتفية وإدارة المراسلات وجدولة المواعيد والحفاظ على اللوازم المكتبية والمساعدة في المهام الإدارية المختلفة حسب الحاجة.
الواجبات والمسؤوليات :
1. قم بتحية الزوار والترحيب بهم بطريقة مهذبة ومهنية.
2. الرد على المكالمات الهاتفية وفحصها وإعادة توجيهها عندما يكون ذلك مناسبًا.
3. إدارة البريد والطرود والتسليمات الواردة والصادرة.
4. جدولة المواعيد والحفاظ على التقويمات للأعضاء التنفيذيين.
5. تنسيق الاجتماعات والمؤتمرات، بما في ذلك ترتيب المرافق وتقديم الطعام حسب الحاجة.
6. الحفاظ على مخزون اللوازم المكتبية عن طريق التحقق من مستويات المخزون وتقديم الطلبات.
7. إعداد وتعديل المستندات، بما في ذلك المراسلات والتقارير والعروض التقديمية.
8-المساعدة في إعداد جداول أعمال الاجتماع وتدوين المحاضر كما هو مطلوب.
9. التعامل مع المعلومات السرية بحذر والحفاظ على السرية التامة.
10. أداء الواجبات الكتابية العامة، مثل حفظ الملفات والتصوير وإرسال الفاكس.
11. التأكد من أن منطقة الاستقبال وقاعات المؤتمرات مرتبة وحسنة المظهر في جميع الأوقات.
12-التعاون مع الموظفين الإداريين الآخرين لدعم عمليات المكتب الشاملة.
13-تقديم الدعم الإداري للمديرين التنفيذيين والمديرين حسب الحاجة.
التعليم والمؤهلات والمهارات
1. درجة البكالوريوس في أي مجال ذي صلة.
2.خبرة مثبتة في دور إداري مماثل، ويفضل أن يكون ذلك في بيئة الشركات.
3. إتقان استخدام Microsoft Office Suite (Word وExcel وPowerPoint وOutlook) والبرامج المكتبية الأخرى.
4. مهارات تواصل ممتازة، شفهيًا وكتابيًا.
5. قدرات تنظيمية وإدارة الوقت قوية.
6. الاهتمام بالتفاصيل والدقة في كافة المهام.
7. القدرة على القيام بمهام متعددة وتحديد أولويات المهام بشكل فعال.
8. السلوك المهني والموقف الموجه نحو خدمة العملاء.
9. السرية والسرية عند التعامل مع المعلومات الحساسة.
10. الإلمام بمبادئ مسك الدفاتر الأساسية يعد ميزة إضافية.
11. الاستعداد للتعلم والتكيف مع التقنيات والإجراءات الجديدة.