الوصف الوظيفي الكامل
السكرتير التنفيذي
مسؤولياتك الرئيسية
· توفير الدعم الإداري للإشراف على الأنشطة اليومية: الاجتماعات والمواعيد والجدولة والتنسيق والتخطيط.
· قراءة المراسلات والبحث عنها وتوجيهها وصياغة الرسائل والوثائق وتحليل المعلومات وبدء الاتصالات حيثما أمكن.
· تنظيم وحفظ الملفات وقواعد البيانات بطريقة سرية.
· إدارة الاتصالات بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية.
· فحص المكالمات الهاتفية وإعادة توجيه المكالمات واستقبال الرسائل والاحتفاظ بأجهزة تعقب وسجلات كافية.
· الاحتفاظ بملخص المكالمات/الاجتماعات حسب الطلب.
· جدولة المواعيد والاجتماعات والحجوزات حسب الحاجة.
· استلام التسليمات وفرز البريد الوارد وتوزيعه.
· صيانة وطلب اللوازم المكتبية وكذلك الاحتفاظ بسجلات كافية.
· تلقي الفواتير ومراجعتها للتأكد من دقتها.
· التواصل والتنسيق مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين ذوي الصلة لمختلف المتطلبات وإعداد التقارير حسب الضرورة.
· تنسيق ترتيبات سفر الموظفين بما في ذلك النقل والإقامة.
· مراقبة النفقات المكتبية ومراجعة وإدارة الفواتير والمدفوعات.
مهارات وسمات النجاح
· المعرفة بالإجراءات الكتابية والإدارية.
· مهارات التواصل الجيد وخدمة العملاء وبناء العلاقات.
· مهارات العمل الجماعي ومهارات التنظيم وإدارة الوقت.
· الاهتمام بالتفاصيل ومهارات التفاوض.
· الحزم والمرونة.
· اللباقة والتقدير والدبلوماسية.
للتأهل لهذا الدور، يجب أن يكون لديك
· مؤهل التخرج أو ما بعد التخرج في الإدارة. سيكون الحصول على مؤهلات برنامج السكرتارية ميزة إضافية.
· 5-6 سنوات من الخبرة في مجال السكرتارية أو إدارة المكاتب.
· إتقان مهارات الكمبيوتر، بما في ذلك أنظمة Microsoft Office وERP.
· مهارات تواصل خطية وشفويه ممتازة.
· معرفة جيدة بالإجراءات الإدارية.
· مهارات التواصل الجيد وخدمة العملاء وبناء العلاقات.
· ستكون رخصة قيادة الإمارات العربية المتحدة الصالحة مع السيارة الخاصة ميزة إضافية