الوصف الكامل للوظيفة
تأسست مجموعة الفطيم في ثلاثينيات القرن العشرين كشركة تجارية، وهي اليوم واحدة من أكثر الشركات الإقليمية تنوعًا وتقدمًا، ويقع مقرها الرئيسي في دبي، الإمارات العربية المتحدة. وتتكون المجموعة من خمسة أقسام تشغيلية؛ السيارات، والخدمات المالية، والعقارات، وتجارة التجزئة، والرعاية الصحية؛ ويعمل بها أكثر من 35000 موظف في أكثر من 20 دولة في الشرق الأوسط وآسيا وأفريقيا، وتتعاون مجموعة الفطيم مع أكثر من 200 من العلامات التجارية الأكثر إثارة للإعجاب والإبداع في العالم. إن روح المبادرة لدى مجموعة الفطيم وتركيزها الدؤوب على العملاء تمكن المنظمة من الاستمرار في النمو والتوسع؛ والاستجابة للاحتياجات المتغيرة لعملائنا داخل المجتمعات التي نعمل فيها.
من خلال التمسك بقيمنا المتمثلة في الاحترام والتميز والتعاون والنزاهة، تواصل مجموعة الفطيم إثراء حياة وتطلعات عملائنا كل يوم.
نظرة عامة على الدور
يقدم المساعد الإداري خدمات مكتبية أساسية من خلال تنفيذ وصيانة الأنظمة والإجراءات والسياسات الإدارية، فضلاً عن مراقبة المشاريع الجارية. يضمن هذا الدور التشغيل السلس للمكتب ويدعم جهود الفريق لتحقيق الأهداف ذات الصلة.
ماذا ستفعل
تحسين سير العمل: دراسة وتحسين الأساليب، وتنفيذ تدابير خفض التكاليف، وتطوير إجراءات فعالة لإعداد التقارير.
إدارة النظام والإجراءات: تحليل وتحسين ممارسات التشغيل، وأنظمة حفظ السجلات، ومراقبة النماذج، وتخطيط المكاتب، والمتطلبات المالية والموظفين؛ وتنفيذ التغييرات اللازمة.
الرد على الاستفسارات: إدارة الاستفسارات الهاتفية والبريد الإلكتروني المتعلقة بالقرطاسية والكافيتريا والنباتات والزهور والتنظيف والقوى العاملة وغيرها من طلبات الأعمال.
دعم جهود الفريق: المساهمة في تحقيق أهداف الفريق من خلال إكمال المهام ذات الصلة حسب الحاجة.
إدارة المستندات: تنظيم الأوراق والمستندات وتصنيفها بكفاءة.
إدارة المرافق: إدارة قسم الموارد البشرية للمجموعة، وإدارة المرافق وما إلى ذلك.
المهارات المطلوبة للنجاح
كتابة التقارير والكتابة الإدارية
الكفاءة في استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس
إدارة العمليات والتنظيم
تحليل المعلومات وحل المشكلات
الاحترافية والتواصل الفعال
إدارة الإمدادات ومراقبة المخزون
ما الذي يؤهلك لهذا الدور؟
درجة البكالوريوس مع ما لا يقل عن 3 سنوات من الخبرة ذات الصلة في دور إدارة مكتب مماثل.
مهارات جيدة في التواصل اللفظي والكتابي لتمكين التفاعل الفعال مع أعضاء الفريق والموظفين والمديرين وأصحاب المصلحة الآخرين.