الوصف الكامل للوظيفة
الواجبات والمسؤوليات :
أعمال الإدارة العامة
فهم أساسي لمشاريع البناء ونظام التوثيق
إعداد نظام ترقيم المستندات / الرسومات الموحدة مع الحفاظ على معايير الشركة الداخلية وتوقعاتها
المسؤول عن إعداد مجلد المشروع، وعملية صيانة المجلد، وصياغة السجلات ونقطة الاتصال للوثيقة، وتخصيص رقم الرسم.
التواصل مع فريق المشروع والأطراف الخارجية المحتملة وتوزيع المعلومات المتعلقة بالمشاريع.
يجب أن يكون لديك خبرة ومعرفة حول طلبات المعلومات وطلبات عروض الأسعار الخاصة ببوابات الموردين
يجب الحصول على موافقات الحكومة والجهات الخاصة (DCD؛ DDA؛ DM؛ إلخ)
يجب إعداد تصاريح الدخول وتصاريح المركبات للمواقع.
إعداد قوالب وتقارير مخصصة للمشاريع حسب الحاجة.
معالجة ومراقبة جميع أنواع مستندات المشروع على أساس يومي بطريقة دقيقة وفي الوقت المناسب.
الحفاظ على جودة الوثائق مثل المستندات والرسومات وطلبات المعلومات والسجلات الواردة والصادرة.
حفظ المستندات في سجلات مادية ورقمية والتأكد من التخزين المناسب.
الالتزام بإجراءات دورة حياة المستندات الخاصة بالشركة والعمليات وكما هو مطلوب من قبل مدير المشروع.
إبلاغ التغييرات التي تطرأ على إجراءات التحكم في المستندات أو غيرها من المعلومات ذات الصلة التي تم تحديثها أو إضافتها إلى فريق المشروع بالمناقشة مع مدير المشروع / مدير التصميم
تنفيذ نظام إدارة المستندات الجديد والمحسن وعملية إدارة المستندات.
سيقوم المرشح الناجح بأداء مجموعة متنوعة من الوظائف وتنسيق تدفق المستندات بين عمليات المشروع أو التخصصات الهندسية أو فريق البناء أو أي قسم آخر.
يستقبل ويتابع ويراقب المستندات باستخدام برامج إدارة المستندات القياسية لتسجيل المستندات وصيانة قواعد البيانات وإنتاج السجلات والنقل والتقارير الأخرى حسب الحاجة.
مراجعة ومسح وتسجيل جميع تقارير اختبار المواد إلكترونيًا
إعداد المراسلات والتقارير التي لا تتطلب الاهتمام الشخصي من المشرف المباشر.
التأكد من تلبية متطلبات التحكم في المستندات المحددة مسبقًا بشكل مرضٍ طوال مدة المشروع
صيانة وإنشاء نظام توزيع البيانات والجدول الزمني للمشروع المخصص بناءً على متطلبات العميل والمشروع والقسم والمورد. عند الحاجة، قم بتسريع المراجعة والموافقة على التوقيعات وإصدار المستندات الخاصة بالموردين والمستندات المنتجة داخليًا
المسؤول عن توثيق الشركة والمشاريع بشكل عام لتحديث قاعدة بيانات المنظمة بانتظام
الواجبات والمسؤوليات:
يفضل أن يكون حاصلاً على درجة البكالوريوس أو أعلى في علوم الكمبيوتر أو إدارة الأعمال أو مجال مماثل.
مهارات التواصل والمهارات الشخصية الممتازة
مهتم بالتفاصيل ومنظم ومتعدد المهام
مهارات إدارة الوقت
القدرة على اتباع إجراءات الشركة
يمكن العمل بشكل مستقل دون الكثير من التوجيه
القدرة على المشاركة والتواصل بشكل فعال (كتابيًا وشفهيًا) مع أصحاب المصلحة على جميع المستويات
مجموعة قوية من مهارات MS Office (SharePoint، Outlook، Word، Excel، PowerPoint)
خبرة في أنظمة إدارة التحكم في المستندات وخاصة في ProjectWise و Aconex وما إلى ذلك.
- خبرة في إدارة المستندات أو إدارة الأرشيف أو إدارة السجلات.
خبرة في تقديم الطلبات عبر بوابات الحكومة (هيئة كهرباء ومياه دبي، وهيئة تنمية دبي، وهيئة تنمية المجتمع وغيرها)
من يمكنه الانضمام على الفور - (القائمة المختصرة)