الوصف الكامل للوظيفة
مطلوب بشكل عاجل لشركة تجارة قطع غيار سيارات مرموقة مقرها دبي الإمارات العربية المتحدة موظفة استقبال، يجب أن تكون حسنة المظهر وتتقن اللغة الإنجليزية وممتازة في MS Office، واجباتها على النحو التالي:-
المسؤوليات:
الترحيب بالضيوف والترحيب بهم بمجرد وصولهم إلى المكتب
توجيه الزوار إلى الشخص والمكتب المناسبين
الرد على المكالمات الهاتفية الواردة وفحصها وإعادة توجيهها
تأكد من أن منطقة الاستقبال مرتبة وقابلة للعرض، مع توفير جميع القرطاسية والمواد اللازمة (مثل الأقلام والنماذج والكتيبات)
تقديم معلومات أساسية ودقيقة شخصيًا وعبر الهاتف/البريد الإلكتروني
استلام وفرز وتوزيع البريد/التسليمات اليومية
الحفاظ على أمن المكتب من خلال اتباع إجراءات السلامة والتحكم في الوصول عبر مكتب الاستقبال (مراقبة سجل الدخول، وإصدار شارات الزوار)
اطلب مستلزمات المكتب الأمامي واحتفظ بمخزون المخزون
تحديث التقويمات وجدولة الاجتماعات
ترتيب السفر والإقامة وإعداد القسائم
الاحتفاظ بسجلات محدثة لنفقات وتكاليف المكتب
أداء واجبات الاستقبال الإدارية الأخرى مثل الأرشفة، والتصوير، والنسخ، والفاكس.
البحث عن البائعين المحتملين
مقارنة وتقييم العروض المقدمة من الموردين
التفاوض على شروط العقد والاتفاق والتسعير
تتبع الطلبات وضمان التسليم في الوقت المناسب
مراجعة جودة المنتجات المشتراة
إدخال تفاصيل الطلب (على سبيل المثال البائعين والكميات والأسعار) في قواعد البيانات الداخلية
الحفاظ على السجلات المحدثة للمنتجات المشتراة ومعلومات التسليم والفواتير
إعداد التقارير عن المشتريات، بما في ذلك تحليلات التكلفة
مراقبة مستويات المخزون ووضع الطلبات حسب الحاجة
التنسيق مع موظفي المستودعات لضمان التخزين السليم
حضور المعارض التجارية والمعارض للبقاء على اطلاع بأحدث اتجاهات الصناعة
المتطلبات والمهارات:
خبرة عمل مثبتة كموظف استقبال أو ممثل مكتب الاستقبال أو دور مماثل
الكفاءة في مجموعة برامج مايكروسوفت أوفيس
خبرة عملية في التعامل مع معدات المكاتب (مثل أجهزة الفاكس والطابعات)
المظهر والسلوك المهني
مهارات تواصل كتابية وشفوية قوية
القدرة على التصرف بشكل استباقي عندما تنشأ المشكلات
مهارات تنظيمية ممتازة
مهارات تعدد المهام وإدارة الوقت، مع القدرة على تحديد أولويات المهام
موقف خدمة العملاء
الحد الأدنى للتخرج