الوصف الكامل للوظيفة
عائلة !!!!فقط!!!
الحفاظ على جدول أعمال المدير التنفيذي والمساعدة في التخطيط للمواعيد واجتماعات مجلس الإدارة والمؤتمرات وما إلى ذلك.
حضور الاجتماعات وتسجيل المحاضر
تلقي المكالمات الهاتفية وفحصها وإعادة توجيهها عند الاقتضاء
معالجة جميع المراسلات الصادرة أو الواردة (البريد الإلكتروني، والرسائل، والطرود، وما إلى ذلك) وتحديد أولوياتها.
إجراء ترتيبات السفر للمديرين التنفيذيين
التعامل مع المستندات السرية والتأكد من بقائها آمنة
إعداد الفواتير أو البيانات المالية وتقديم المساعدة في المحاسبة
مراقبة اللوازم المكتبية والتفاوض على الشروط مع الموردين لضمان الطلبات الأكثر فعالية من حيث التكلفة
الحفاظ على السجلات الإلكترونية والورقية لضمان تنظيم المعلومات وسهولة الوصول إليها
إجراء البحوث وإعداد العروض التقديمية أو التقارير حسب التكليف
المتطلبات والمهارات
خبرة مثبتة كسكرتيرة تنفيذية أو دور إداري مماثل
إجادة استخدام برامج MS Office وبرامج "المكتب الخلفي" (مثل ERP)
معرفة متعمقة بإدارة المكاتب وإجراءات المحاسبة الأساسية بالإضافة إلى المفردات الفنية للصناعة ذات الصلة
- المعرفة بأساليب البحث الأساسية وتقنيات إعداد التقارير
مهارات تنظيمية وإدارة الوقت ممتازة
قدرات متميزة في التواصل والتفاوض
النزاهة والسرية
درجة جامعية في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة
أنواع الوظائف: دوام كامل، دائم