الوصف الكامل للوظيفة
سيقدم السكرتير الدعم الإداري لفريق الإدارة، مما يضمن كفاءة العمليات المكتبية. يشمل الدور التعامل مع المراسلات وإدارة الجداول الزمنية وتنظيم الاجتماعات وصيانة أنظمة المكتب.
المسؤوليات الرئيسية:
الدعم الإداري:
إدارة وتنظيم جدول أعمال المدير التنفيذي، بما في ذلك ترتيب المواعيد والاجتماعات وخطط السفر.
إعداد وتحرير وتوزيع الاتصالات، مثل المذكرات، ورسائل البريد الإلكتروني، والتقارير.
معالجة المراسلات الواردة والصادرة، بما في ذلك البريد، ورسائل البريد الإلكتروني، والمكالمات الهاتفية.
صيانة أنظمة الملفات، سواء الإلكترونية أو المادية، وضمان السرية وسهولة الوصول إليها.
إدارة المكتب:
طلب اللوازم المكتبية وإدارة المخزون.
تأكد من أن بيئة المكتب نظيفة ومنظمة ومواتية للإنتاجية.
تنسيق صيانة وإصلاح المعدات المكتبية.
تنسيق الاجتماعات والفعاليات:
جدولة الاجتماعات وتنظيمها، بما في ذلك إعداد جداول الأعمال، وتدوين المحاضر، وتوزيعها.
المساعدة في التخطيط وتنفيذ فعاليات الشركة والمؤتمرات والاجتماعات.
خدمة العملاء:
العمل كنقطة الاتصال الأولى للعملاء والزوار والشركاء الخارجيين.
الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها، وتقديم المعلومات، وحل الاستفسارات حسب الاقتضاء.
التوثيق وحفظ السجلات:
الحفاظ على السجلات وقواعد البيانات الدقيقة، بما في ذلك سجلات الموظفين، والبيانات المالية، وغيرها من المستندات الهامة.
المساعدة في إعداد التقارير المالية والميزانيات وغيرها من الوثائق ذات الصلة.
الدعم للإدارة:
تقديم الدعم الإداري للإدارة العليا، بما في ذلك إعداد العروض التقديمية والتقارير وإجراء البحوث.
المساعدة في المشاريع الخاصة حسب الحاجة.
المؤهلات:
تعليم:
يشترط الحصول على شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ ويفضل الحصول على درجة الزمالة أو البكالوريوس في مجال ذي صلة.
خبرة:
خبرة مثبتة كسكرتير أو في دور إداري مماثل.
الخبرة في استخدام برامج إدارة المكاتب (على سبيل المثال، MS Office، وGoogle Workspace).
مهارات:
قدرات تنظيمية ومهارات تعدد المهام ممتازة.
مهارات تواصل قوية، سواء كتابية أو شفوية.
الكفاءة في استخدام حزمة برامج MS Office (Word، Excel، PowerPoint) والمعدات المكتبية.
الاهتمام بالتفاصيل ومهارات حل المشكلات.
القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق.
ظروف العمل:
بيئة:
يعتمد العمل في المقام الأول على المكتب مع أسبوع عمل قياسي يبلغ 40 ساعة.
قد يتطلب الأمر أحيانًا العمل الإضافي أو العمل في عطلات نهاية الأسبوع خلال فترات الذروة.
المتطلبات الجسدية:
القدرة على الجلوس لفترات طويلة وأداء مهام متكررة.
قد تكون هناك حاجة في بعض الأحيان إلى رفع وتحريك معدات المكتب الخفيفة.