الوصف الكامل للوظيفة
تبحث شركة وود حاليًا عن مساعد إداري للانضمام إلى فريقنا في دبي.
ينظم ويسرع تدفق العمل عبر المشروع أو الموقع ويبدأ إجراءات المتابعة
يحافظ على المعرفة بحالة المشروع ومتطلبات الجدولة والإدارات
العمليات/الإجراءات
يساعد في إعداد وتطوير وتنسيق PMP وPIFs الخاصة بالموقع
يقوم بإعداد وصيانة أدلة الملفات المطبوعة والإلكترونية للمواقع
إصدار الموافقة على الوصول إلى محركات الأقراص ومواقع الويب المشتركة للمشروع
ضمان حسن سير العمل في المرافق والمكاتب و/أو خدمات دعم الأعمال.
يؤدي واجبات كتابية وإدارية ومهام مكتبية عامة بما في ذلك النسخ والكتابة والطباعة
تسجيل
التأكد من أن التقارير والمستندات تتبع معايير الشركة والمشروع والجودة
إدارة النماذج والتعليمات الخاصة بالمشروع
يقوم بتنسيق وجدولة وإعداد المعلومات للاجتماعات والمواعيد
يساعد العمليات الميدانية في استكمال جداول العمل اليومية
يساعد في عملية دمج/توجيه الموظفين
يساعد في عمليات التدقيق الداخلية والخارجية للمشروع
تنظيم السفر والإقامة وتأجير السيارات
إعداد الرسائل والمذكرات لمراجعة المدير
يقوم بجمع البيانات والمعلومات المادية التي سيتم إصدار الفاتورة لها
المسح الضوئي، وإرسال البريد الإلكتروني، والرد على الهاتف، وإجراء نسخ.
المؤهلات:
يفضل الحصول على تعليم ثانوي أو ما يعادله.
المعرفة والمهارات والخبرة:
خمس سنوات من الخبرة في مجال المشاريع والإدارة.
الكفاءة في استخدام برامج Microsoft Suite بما في ذلك Word وExcel وPowerPoint وOutlook
القدرة على المراسلة والتفاعل مع الآخرين بطريقة مهذبة ومهنية
تتمتع بمهارات تنظيمية جيدة
تحفيز ذاتي للتعلم
ثنائية اللغة هي ميزة إضافية
يجب أن يكون لديه رخصة قيادة صالحة
مهارات تنظيمية استثنائية
مهارات التنظيم والتخطيط الفعال
القدرة على التعامل مع المهام المتعددة والأولويات المتغيرة في بيئة سريعة الخطى
يفهم ويتحكم في عواطفه بالتعاطف مع الآخرين
استخدم مهارات الاتصال اللفظي والكتابي الفعالة
يخاطب جمهورًا واسعًا بشكل واضح ومقنع، ويعبر عن الأفكار بوضوح ودقة، ويسعى إلى فهم وجهات النظر الأخرى.
يستخدم المبادرة والنهج الاستباقي لحل المشكلات
الالتزام بالتحسين المستمر
يُظهر التزامًا بقيم الخشب ورؤيته وسلوكه