مساعد ادارير الشارقة بعيد

 الوصف الكامل للوظيفة

نحن نبحث عن مساعد إداري يتميز بالدقة والتنظيم لدعم العمليات اليومية. سيكون المرشح المثالي مسؤولاً عن إدارة المهام الإدارية، والتعامل مع الاتصالات المكتبية، وصيانة اللوازم المكتبية، والمساعدة في الجدولة والمهام الكتابية الأخرى. يلعب المساعد الإداري دورًا رئيسيًا في ضمان سير العمل بسلاسة وكفاءة في بيئة المكتب.

المسؤوليات الرئيسية:

إدارة المكتب:

تنظيم وصيانة الملفات والسجلات والمستندات.

طلب وإدارة اللوازم المكتبية، والتأكد من صيانة المخزون وتخزينه.

تأكد من أن معدات المكتب (الطابعات، والناسخات، وما إلى ذلك) تعمل بشكل جيد واستكشف المشكلات وأصلحها.

الإتصالات والمراسلات:

التعامل مع المكالمات الهاتفية، ورسائل البريد الإلكتروني، والمراسلات الأخرى بطريقة احترافية.

فحص الاستفسارات وتوجيهها مباشرة إلى الشخص أو القسم المناسب.

إعداد وإرسال الاتصالات الرسمية، بما في ذلك المذكرات والرسائل والتقارير.

إدارة الجدولة والتقويم:

تنسيق وتحديد مواعيد الاجتماعات والمواعيد وترتيبات السفر.

ضمان التذكيرات في الوقت المناسب ومتابعة الأحداث أو الاجتماعات المجدولة.

تنظيم مكالمات مؤتمرية واجتماعات افتراضية عند الحاجة.

إعداد الوثائق:

المساعدة في إنشاء وتحرير وتنسيق التقارير والعروض التقديمية والمستندات الأخرى.

صياغة ومراجعة المراسلات للتأكد من الوضوح والدقة.

إدخال البيانات وحفظ السجلات:

إدخال البيانات وتحديثها وصيانتها في قواعد البيانات وجداول البيانات المختلفة.

الحفاظ على سجلات دقيقة للمعاملات والمواعيد والاجتماعات.

دعم الفريق:

تقديم الدعم الإداري لأعضاء الفريق الآخرين حسب الحاجة.

المساعدة في المشاريع الخاصة والمساعدة في تنسيق الأحداث أو التخطيط لها.

التفاعل بين العميل والزبون:

استقبال الزوار أو العملاء أو الزبائن بطريقة احترافية وودية.

المساعدة في استفسارات العملاء أو توجيههم إلى القسم المعني.

متطلبات:

شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ ويفضل درجة الزمالة أو البكالوريوس.

خبرة مثبتة كمساعد إداري أو في منصب كتابي آخر.

معرفة قوية ببرامج المكتب، بما في ذلك Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook).

مهارات ممتازة في التواصل الكتابي واللفظي.

مهارات تنظيمية قوية والقدرة على تحديد أولويات المهام.

الاهتمام بالتفاصيل والقدرة على حل المشاكل.

القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية.

القدرة على أداء مهام متعددة والعمل بشكل مستقل مع الحد الأدنى من الإشراف.

مهارات شخصية قوية وروح الفريق التعاوني.

المؤهلات المفضلة:

خبرة في معدات المكتب، مثل الطابعات وأجهزة الفاكس والناسخات.

التعرف على أدوات وبرامج إدارة المشاريع.

إن معرفة أساسيات المحاسبة تعتبر ميزة إضافية.

ظروف العمل:

العمل عن بعد والاستعداد لزيارة العميل الأسبوعية.

كيفية التقديم للوظائف : 

للتقديم إضغط هنــــــا

تعديل المقال